Contabilidad comentarios generales
En sistema el módulo de contabilidad se segmenta al apartado dónde se genera el almacenamiento de xml, automatización, creación de pólizas, y registros varios (activos, información de conectado, constancias de retención) a esto le llamaremos trabajo contable. Para fines de atención de usuario contabilidad abarca más temas, ya el trabajo contable es solo una parte, se suma la conciliación de movimientos, determinación de impuesto y declaraciones electrónicas. Por tal, se entiende que este tipo de consultas serán las de mayor alcance, diversidad, complejidad y tiempos de verificación. En resumen, este tipo de consultas no se resumen solo al módulo de contabilidad, sino que incluye el módulo de declaraciones y reportes.
¿Es necesario contar con conocimientos contables para esta área? Tanto para usuario de sistema cómo para agente de soporte , sí. Es necesario manejar conocimiento básico contable y de estructura de CFDI. Sin embargo para fines de asignación de agentes a consulta contable seleccionaremos en bloques de consulta de acuerdo a especialización de conocimiento y siguiendo los pasos para realizar la contabilidad de un periodo. Iniciando con el trabajo contable donde el conocimiento contable será muy básico, y se finaliza con el bloque de cálculos y declaraciones donde si es necesario tener conocimiento contable más amplio y de cálculos por régimen fiscal; no se restringe el área de acción si no se dominan los temas, pero sí será recomendado apoyarse con quién lo tenga, aún cuándo documentación miskuentas intentará crear las bases para resolver estas consultas siempre será bueno verificar la información antes de compartirla al usuario.
Opciones y organización del módulo en sistema
Siguiendo con la lógica de navegación de miskuentas la opciones del módulo se activan desde el menú lateral, en este caso se tiene secciones desplegables ( ocultas hasta dar clic) y opciones que te llevan directo al área de trabajo. Es el módulo con mayores opciones, de forma general se cuenta con las opciones de automatización, conciliación bancaria, ingreso, egresos, diario y recibiste información (en ciertos casos también se activa constancias, pero no es general).
Es aquí donde se da la organización de XML en los artículos de almacenamiento de XML se indicó que sistema organiza cómo ingresos o egreso ya que verifica el RFC de usuario como emisor / receptor y obtiene el tipo de comprobantes, en contabilidad además asigna estatus que indican el nivel de trabajo contable realizado al documento.
Egresos cuenta con más opciones en despliegue de menú que ingresos porque se anexa el apartado de activos fijos y la creación de deducibles sin CFDI. Una vez que se seleccione una de las opciones en menú se activará la vista de área de trabajo.
Bloques de consulta
Cómo se comentó esta segmentación en bloques parte de la secuencia de realización de contabilidad hasta presentación de un periodo y esto permite verificar la especialización de la consulta. El conocimiento de un auxiliar contable estaría cubierto hasta la conciliación de movimientos, los siguientes dos bloques implican conocimiento más avanzado de impuestos y normas fiscales.
- Trabajo contable (obtención y organización de CFDI, registro de pago, creación de pólizas y automatización).
Después de realizar la descarga masiva, envio o subir los XML estos se han clasificado en el mes y año de la fecha de emisión, para habilitar un año/mes en los listados debe existir al menos un CFDI con dicho dato, los meses que no estan iluminados no cuentan con documentos. Esta organización es realizada por butler dependiendo de si el RFC es emisor o receptor y todos los comprobantes I (ingreso) cuenta con provisión contable. Sí los usuarios cuentan con registro de automatización y preregistro de pago en su mayoría deben contar ya con póliza de ingreso y egreso, es decir ya el registro de pago junto a la creación de pólizas ha sido realizado al procesarse por butler. Si se opto por no realizar automatización los documentos no cuentan registro de pago y el estatus asignado por cobrar/pagar (recibida).
Se cuentan con 7 posibles estatus (TODAS/TODOS no es estatus es preferencia de listado) y un bloqueo de documentos -EFOS/EDOS. 1.Por cobrar/pagar o recibidas, solo cuenta con provisión contable, no se tiene registro de pago. 2. Cobradas/pagadas cuentan con registro de pago y póliza. 3 Declaradas, cuentan con registro de pago y póliza a fecha de un periodo cerrado en declaraciones. 4. Abonadas, cuenta con uno o varios registros de pago y póliza pero aún se tiene saldo pendiente. 5. Canceladas, documentos que fueron cancelados ante SAT desde sistema (no se descargan documentos cancelados) o que se actualizaron a estatus porque fueron cancelados posterior a almacenarse en sistema. 6. Ignoradas, documentos que el usuario principal ha decidido no usar y para evitar la provisión los marca en este estatus. 7. Fuera de periodo, documentos que la fecha de emisión corresponde a un periodo cerrado en declaraciones, al contar con el periodo cerrado no han sido provisionadas y el usuario debe ser quién las envía a recibidas para que sea consciente de que afectará las cuentas de provisión
Para registrar un pago en la factura se debe acceder al documento , colocar los datos faltantes (sistema muestra forma de pago que tiene registrado XML en PUE, fecha de emisión cómo recomendada a fecha de pago) dar clic en crear pago y posteriormente el sistema crea la póliza.
Al utilizar la herramienta de validación masiva (desde listado), es importante que si se utilizan funciones de registro de abonos o una póliza a varias facturas (validación masiva o arrastre de saldos) se utilice el monto correcto de sumatoria o de parcialidad como monto de transferencia para evitar descuadres en la póliza. El único paso extra entre crear una póliza de ingresos o egresos en factura es que en egresos se debe agregar la clasificación del gasto. En los documentos PPD la aplicación del registro de pago se genera desde el docuemnto pago, y se genera en automática la aplicación por butler para las facturas de ingreso siempre que se cuente con los datos mínimos requeridos de creación de póliza en el complemento, en egresos se suma a esta condición la de contar con clasificación de gasto en los documentos.
El apartado de ingreso y egresos cuenta con diversos filtros, además de estatus, que pueden ser útiles para revisión de información, ya que los listados son descargables en xls, desde las opciones de la esquina superior derecha.
Las pólizas manuales se utilizan para registro de movimientos que no cuentan con XML, para que que puedan ser registradas como póliza manual de ingresos requieren que se registre cargo a cuenta activo circulante (caja, bancos), las pólizas manuales de egresos requieren que se registre abono a cuenta de activo circulante (caja, bancos), el resto de movimientos pueden ser registrados como póliza manual de diario
- Conciliación (conciliación bancos, documentos PUE , validación CFDI , reportes)
El siguiente paso en la lógica de un periodo a contabilizar es conciliar bancos, cajas y facturas que quedaron pendientes. En cuanto a facturas se incentivaría a que se realice la validación de CFDI para estar seguros de que todos los documentos en sistema son los que hay en SAT, lo siguiente serían las facturas PUE por disposiciones del SAT todas deberían quedar saldadas dentro del mes. Con ayuda de los reportes (auxiliares) de caja y banco se valida que los movimientos registrados corresponden a estado de cuenta y caja. Si el usuario cuenta con el formato electrónico del estado de cuenta bancario puede utilizar la herramienta de conciliación. En este punto también se verifican otros reportes como los auxiliares de IVA acreditable, traslado contra los valores en balanza, y que las pólizas en declaraciones están cuadradas.
- Determinación de impuestos (cálculo por régimen, papeles de trabajo, efecto fiscal, pólizas de impuestos)
El sistema genera el cálculo del periodo y crea en la mayoría de los regímenes el papel de trabajo para validar la integración de esa información. Para este punto es necesario que el usuario tenga conocimiento de cómo se generan los cálculos de forma manual y los criterios fiscales del régimen. Se consultan los papeles de trabajo con el efecto fiscal (filtro en contabilidad) para cerciorarse que al información es correcta. Y se validan los porcentajes para el cálculo de ISR así cómo los registros de pagos provisionales.
- Declaraciones electrónicas (DIOT, contabilidad electrónica)
En este punto ya se ha verificado que se está de acuerdo con los cálculos generados por sistema y ya se están por enviar a SAT las declaraciones electrónicas, las dudas sobre este apartado se deben más a errores en la integración o formato del archivo que a envío. No realizamos acompañamiento de cómo se envia, solo se verifican errores de respuesta sobre el archivo, formato o de integración de la información comparada con el cálculo, estos formatos al igual que la emisión de CFDI cuentan con guía y archivos técnicos a los que nos apegamos para generarlos, cuentan con actualizaciones pero no tan frecuentes cómo en el caso de CFDI. Se cuenta con un validador de los archivos de contabilidad electrónica por parte de SAT, con esta herramienta se puede verificar si existe error de syntaxis o estructura.