Activos fijos a depreciar y depreciaciones
El sistema permite el registro de datos a depreciar de un activo fijo para realizar la depreciación mensual de forma automática y hay dos opciones de realizar: desde factura (la más común) y desde saldo inicial (para activos fijos que se adquirieron antes del periodo inicial en sistema y que siguen depreciandose después de dicho periodo)
La forma de realizarlo desde factura es: localizar la cuenta de activo desde factura debe dar clic en la barra azul bajo el concepto de la factura, para activar todas las opciones del catalogo de cuentas. Si lo hace desde aplicar a todos los conceptos solo aparecen las cuentas más comunes, siempre debe ser desde ¨todas las opciones.
En el caso de los equipos de transporte la cuenta aparece como 154.01 COMPRA A DEPRECIAR.
Al seleccionarla se activa el cuadro de depreciación y es necesario llenarlo. Los porcentajes se cargan acorde al tipo de activo y en algunos casos al régimen (algunos tiene facilidades) y esto tiene sujeto legal en ley de ISR. Por lo que sólo cambiarán si se modifica la ley, si un usuario indica que necesita un determinado porcentaje y no se encuentra activo se debe solicitar el sustento legal de lo que indica.
La forma de realizarlo desde saldo inicial: Desde la pantalla de saldos iniciales contables, teclear la cuenta para seleccionarla y se activará el cuadro de datos de depreciación y será necesario llenarlo.
Para ver los activos registrados y su datos de depreciación se accede al módulo de contabilidad - egresos - propiedad, planta y equipo.
Si el concepto de pago al qué se va enviar cómo activo cuenta con algún descuento se debe considerar qué sistema siempre precarga el valor unitario del concepto (es decir monto antes de descuento). En este caso se debe verificar qué el MOI asignado concuerde con lo qué se paga realmente. En el siguiente ejemplo si se guarda como MOI $500 sería erroneo, se debe reducir el descuento de los $75. Es decir se deberá registrar en MOI $425.
Sí no se hace ese ajuste se terminará aplicando más depreciación acumulada que valor de activo, porque en póliza se registrará cargo de activo por el valor de $425.
Consideraciones sobre registro de activos y depreciaciones
Para ver los datos de las deprecaciones a detalle, se cuenta con un reporte contable del año.
Las depreciaciones inmmediatas o anticipadas son fácilidades que se dan por ley. En sistema hay opciones de deducción inmediata pero se tienen reguladas por tipo de activo, régimen y el año de adquisición (porque usualmente esto beneficios sólo aplican para algunos años).
Si no aparece la opción de deducción inmediata desde las opciones de selección para depreciación en sistema, no podría hacerlo de forma automática. Sólo podría registra el movimiento mediante póliza manual.
Si se ignora una factura que tiene selección de activo no se eliminará el activo la depreciación en curso (se debe modificar gasto en la factura antes de ignorar).
Si hay error en el registro de depreciación puede generar descuadres en pólizas.
En el caso de activos donde no es deducible el total del MOI, el sistema envía una parte de la depreciación acumulada a no deducibles, el caso más habitual de esto es para la adquisición de vehículos.
Las notas de crédito para activo no se sugiere aplicarlas, porque afectan cuentas de resultado. Si se aplican deberán hacer ajuste a la póliza para reducir activo y no afectar resultados.