Automatización RFC contable
Una de las fortalezas de nuestro sistema contable son las opciones para que el trabajo contable se genere al ingresar los XML (CFDI) al sistema. Para realizar este proceso hay dos situaciones que se deben considerar: la información en XML y el criterio del usuario. Lo que es referente a datos de XML se realiza sin necesidad de que el usuario deba asignar información extra a configuración , en cuestiones de criterio o datos incompletos para registro es necesario que el sistema cuente con la instrucción para realizar el trabajo. Esta área es la que nos ayuda a darle los datos al sistema, se deben llenar una única vez (a menos que se actualicen) y algunas opciones pueden ser cargadas mediante plantilla XLS.
Cómo se indica es para trabajo contable, así que solo será localizado en planes contables. Hay dos rutas para acceder a las opciones de automatización. No son áreas de trabajo distintas, sino dos posibles formas de entrar a ella. La primera es desde el menú lateral, dentro del despliegue de opciones del módulo contabilidad.
La segunda desde la barra superior central, en la opción automatización
Las opciones que se tienen son cuatro (omitiremos conexión facturas para este artículo): asignación de bancos, clasificación de proveedores, clasificación de ingresos y clasificación de nómina.
- Asignación de bancos
En los XML de documentos emitidos cómo PUE forma de pago transferencia (o demás que afectan bancos) no se anexa los datos necesario para crear una póliza completa (datos que están regulados por el anexo 24 de SAT) por lo que en este espacio se relaciona la cuenta bancaria, el cliente y/o proveedor (identificados mediante el RFC) y los datos a colocar en los campos obligados de la póliza. Se tiene a disposición plantilla para cargar los datos.
- Clasificación de proveedores
Al ingresar los XML al sistema se crea la provisión de forma automática, en el caso de los egresos el sistema NO puede determinar, sin asignación, que cuenta de gasto afectar, ya que esto depende de la actividad y criterio de usuario si no se clasifica todo se envia a otros gastos generales. Y se ajusta al gasto asignado cuando se cree la póliza de egresos. Para que el gasto al que el usuario desea afectar el usuario quede asignado desde la provisión es que se tiene este apartado, donde se relacionaran el RFC del proveedor y la cuenta de gasto del catálago de sistema que desea asignarle (la clasificación desde 2024 se puede segmentar a uso de CFDI). Se tiene a disposición plantilla para cargar los datos.
- Clasificación de ingresos
Al ingresar los XML al sistema se crea la provisión de forma automática, para ingresos dependiendo de la tasa de IVA el sistema sabe a que cuenta de ventas afectar, siempre utilizando ventas y/o servicios gravados de contado. Hay usuarios que desean modificar la cuenta por ingresos u otro tipo de venta. En este apartado puede seleccionar de entre las cuentas activas en catálogo para resultados acreedoras. No se requiere cargar plantilla porque no se realiza por RFC de cliente, sino que aplica para todos los documentos donde el RFC es el emisor.
- Clasificación de nómina
Esta opción es para contribuyentes que cuenta con nómina y tiene dos finalidades: segmentar el gasto de nómina por departamentos y para considerar la fecha pago XML como fecha de provisión en sistema (No importando fecha de emisión).
Consideraciones en la automatización
Si realizó la automatización después de haber descargado o enviado los XML estes documentos no se registran cobrados o pagados. La automatización se realiza al almacenar los CDFIs, la aplicación de pagos en automático se realizará con las facturas que vayan a ingresar al sistema, las reglas de generación de estas pólizas se conectan al XML al ser procesados por Butler. Por tal, los documentos que ya ingresaron se deberán registrar el pago de forma manual. En cuanto a clasificación de gastos hay un botón que es "Clasificar facturas recibidas sin gasto asignado, para que se registre el gasto a los documentos (se reclasifica provisión siempre que no tenga registro alguno previo el documento, es decir que este cómo recibido sin registro de pago y que no contará con asignacipon de un gasto anterior -por ello es sin gasto asignado- )