Configuración miskuentas
Es el punto medular para que el sistema realice las funciones adecuadas, cómo agente de soporte debemos entender las opciones y verificar que el usuario cuente con los datos necesarios para trabajar guardados en el sistema. Las opciones de configuración varían de plan en plan, ya que no cuentan con las mismas funciones. El plan contable es el que tiene más opciones al ser el de mayor funcionalidades.
No todas las funciones son obligadas, las indispensables son: datos básicos, certificado tipo FIEL y saldos iniciales para plan contable, datos básicos y certificados para plan facturación. Siempre será necesario que se verifique que el usuario que está generando una consulta cuenta con la configuración correcta, ya que muchos errores o procesos incorrectos se derivan de una nula o incorrecta configuración. El área de configuración se localiza en la barra superior central dentro del RFC.
Configuración de plan contabilidad
Cómo se mencionó la mínima configuración para este plan es datos básicos, FIEL y saldos iniciales, sin embargo lo más común es que también se deban registrar la cuentas bancarias para hacer el registro contable. El preregistro de pago es más una opción de preferencia y las pérdidas solo se registran en caso de que se tengan. En la imagen se muestra el menú en sistema y en las siguientes líneas se especificará campo por campo.
En este apartado se carga la información de la cédula fiscal, si se emitieron facturas en sistema son los datos que se tomarán para datos de emisor por lo que se deben cargar siempre sin variación de datos con la constancia (en los campos para timbrar). La separación entre razón social y razón social para timbrar es justamente para los casos en que el contador decida tener un dato interno de localización , pues en el apartado de razón social para timbrar no puede tener diferencia a la constancia ( no dobles espacios, espacio extra en blanco, tildes o minúsculas). En regímenes fiscales contables solo se puede tener activos dos cuándo es persona física actividades empresariales y arrendamiento, ya que es el cálculo que puede hacer conjunto sistema. Por lo que el sistema solo permitirá estos dos activos en el apartado. En regímenes para facturar se pueden tener activos todos los necesarios para que puedan ser seleccionados al crear un CFDI. Para RIF se debe agregar por cada año los porcentajes de ISR e IVA desde este apartado, y en los regímenes que sea necesario debe verificarse que tiene la asignación de flujo o de coeficiente para el cálculo de ISR.
- Cuentas bancarias / créditos.
En este apartado se puede se registran las cuentas de banco (débito), tarjetas de crédito , líneas de crédito, así cómo cuentas de terceros si se desea desglosar deudores y acreedores. Es necesario que siempre se agregue la descripción y en el caso de las cuentas de bancos sean mínimo 10 dígitos en el número de cuenta. En el caso de las cuenta de terceros acreedor o deudor en banco seleccione la cuenta de N/A (no aplica) y en número de cuenta puede agregar 10 caracteres alfanuméricos. No hay opción de eliminar cuenta que ya ha sido registrada, lo que puede hacer es inhabilitarla, esto lo realizará editando el estatus a bloqueada.
Cargar la FIEL es necesario para realizar la descarga masiva ya que es el medio de acceso a SAT que utiliza el sistema. El CSD es indispensable para timbrar facturas y recibos de nómina. Si sus certificados acaban de ser otorgados o renovados recuerde que el plazo de activación de SAT son 72 horas laborales mínimas, por lo que habrá que esperar este tiempo para que funcionen. Sí se está intentando cargar los certificados desde un dispositivo con sistema operativo IOS o Mac OS el archivo .key puede dar errores lo que le recomendamos es cargar los certificados desde un dispositivo con otro sistema operativo.
- Saldos iniciales.
Los saldos iniciales son necesarios para que en balanza e impuestos los acumulados sean correctos si está migrando al contribuyente al sistema. De ser un contribuyente nuevo, en este espacio registra los movimientos de póliza de apertura. Para elegir el periodo de inicio de los saldos contables, para el sistema serían los saldos iniciales del mes que deseas trabajar/calcular. Es decir que si vas a iniciar a trabajar en Enero, debes seleccionar Enero en el calendario. En el apartado de saldos de impuestos si no cuentas con ningún saldo deberás agregar ceros y guardar.
- Preregistro de pago.
Esta opción es de preferencia para automatización de pagos, se divide en ingresos y egresos. Se precarga como encendida (iluminado en verde) pero si el usuario lo desea puede desactivarla. Hay tres opciones de selección: automático de las facturas PUE / efectivo , de recibos de nómina y de Documentos de PAGO con información de banco incompleta.
- Pérdidas.
Este apartado es para los contribuyentes que cuentan con pérdidas fiscales y desean amortizarlas, se registran en el área y se actualizan mientras sea necesario. Solo se registra información si se tienen.
Configuración de plan conexión
En plan de conexión aparece la opción como Mi cuenta, es una vista restringida para este usuario. Recuerda que este plan está sujeto siempre al contador por lo que solo se permite acceso a las áreas que sí podrá modificar desde su acceso. Es decir no es que no se cuenten con el resto de opciones de configuración en el RFC pero solo el contador tiene acceso a ellos para editar o cargar información, esto para evitar que se modifiquen datos que pueden afectar la contabilidad o automatización.
Así que solo puede editar datos básicos para factura y los certificados, si este tipo de usuario requiere modificar cuentas bancarias debe solicitarlo al acceso contador.
Configuración de plan facturación
Es la versión simplificada de las opciones para mostrar solo las necesarias en emisión de documentos, las cuentas bancarias son necesarias para cuando crean documentos de pago.
En este apartado se carga la información de la cédula fiscal, son los datos que se tomarán para datos de emisor por lo que se deben llevar siempre sin variación de datos con la constancia, el apartado de razón social para timbrar no puede tener diferencia a la constancia ( no dobles espacios, espacio extra en blanco, tildes o minúsculas).
- Cuentas bancarias / créditos.
En este apartado se puede se registran las cuentas de banco (débito), tarjetas de crédito , líneas de crédito, así cómo cuentas de tercero si se desea desglosar deudores y acreedores. Es necesario que siempre se agregue la descripción y en el caso de las cuentas de bancos sean mínimo 10 dígitos en el número de cuenta. En el caso de las cuentas de terceros acreedor o deudor en banco seleccione la cuenta de N/A (no aplica) y en número de cuenta puede agregar 10 caracteres alfanuméricos. No hay opción de eliminar cuenta que ya ha sido registrada, lo que puede hacer es inhabilitarla, esto lo realizará editando el estatus a bloqueada. Para este plan es necesario registrarlas para crear documentos de pago.
El CSD es indispensable para timbrar facturas y recibos de nómina. Si sus certificados acaban de ser otorgados o renovados recuerde que el plazo de activación de SAT son 72 horas laborales mínimas, por lo que habrá que esperar este tiempo para que funcionen. Sí se está intentando cargar los certificados desde un dispositivo con sistema operativo IOS o Mac OS el archivo .key puede dar errores lo que le recomendamos es cargar los certificados desde un dispositivo con otro sistema operativo.