¶ Documento pago
El CFDI documento de pago es un tipo de comprobante pago al cuál se anexa el complemento de pago , también conocido como recibo electrónico de pago. Cuenta con archivos técnicos y guía de llenado específica. En sistema las consultas de los usuarios al respecto de este documento se dividen en 2; las de emisión (timbrado) del documento y las de aplicación (contabilización de los dcumento).
¶ Emisión de documento pago en sistema
Este documento se genera en la sección del menú de facturación - crear CFDI - , seleccionado el segmento con el nombre documento pago.
El inicio del llenado son los datos de pago, dependiendo de la forma de pago que se seleccione se mostrarán, o no campos para llenado de datos. Cómo el resto de documentos la lógica de emisión en sistema está regulada por los archivos técnicos y guías de llenado de SAT , si hay campos no editables o solo son por selección es porque así se solicitan según la documentación SAT.
En forma de pago transferencia el formato de cuenta bancaria es de mínimo 10 dígitos (si no se tiene la información de al menos 10 dígitos deberá agregar 0 para que permita seguir), en las cuentas de beneficiarios se enlistan las registradas como cuenta débito en configuración - cuentas bancarias (no es dato abierto, es de selección asi que deben registrarse las cuenta bancarias previo a iniciar llenado de documento pago ).
No se agrega monto del pago en dicha vista porque conforme el usuario indica documento y monto cobrado por cada documento el sistema realiza la sumatoria para mostrar el monto de pago.
Existe una alerta en cuanto a la fecha de pago, que algunos usuarios confunden con bloqueo total. Solo debe seleccionar la leyenda dejar fecha y podrá seguir con el llenado y con la fecha seleccionada.
La consulta constante de usuarios al intentar emitir este documento es que no aparecen las facturas para seleccionar (barra de selcción factura). Las posibles causas de ello, son: 1) la factura no fue emitida con método pago PPD (es PUE) ; 2) la factura cuenta con pago, debe verificarse que la factura no tenga un registro de cobro; 3) Existe un documento pago previo donde se relaciona dicha factura.
En el caso de no ser PPD no podrá generarle el documento de pago. En caso de contar con un registro de pago habrá que eliminarlo para que la factura quede libre y finalmente si se cuenta con un documento de pago previo deberá cancelarlo para liberar la factura.
Lo siguiente en consultas de usuario, en términos de frecuencia, es que aparece la factura para relacionar pero no es por el saldo correcto. Se debe verificar si la factura no tiene aplicación de algún abono, y en este mismo caso también se debe verificar sí no timbro un documento de pago relacionando la factura y finalmente verificar sí la factura cuenta con la aplicación de una nota de crédito.
¶ Consultas sobre opciones de emisión en sistema
¿Puedo cargar la información mediante plantilla? No, no es posible. No contamos con información de importación en complementos
¿El sistema guarda la información de documentos que ya he realizado? No, no se tiene la función de guardado en complementos. Pero en varios datos puede funcionar el autocomplete (auto llenado) de los exploradores de internet.
¿Puedo crear un documento pago con diferentes complementos? No. Aunque sí hay sistemas que permiten a un solo comprobante de pago agregar varios complementos de pago (varios pagos del mes) , en miskuentas no es posible. La emisión por temas de control de saldos en facturas es que por cada pago (complemento) se genera un documento de pago.
¿Puedo editar los datos de complemento? No, la mayoría de los datos del pago son calculados y no son editables.
¶ Factoraje
Esta opción es para aquellos que realizan cobros mediante un tercero y éste resta la comisión por servicio. Puesto qué en este caso se genera una división entre el monto que ingresa a cuenta de usuario y el importe total cobrado ya qué no se anexa el importe de la comisión , este se envía cómo compensación. Al activar la opción de factoraje (se ilumina en verde) se selecciona la factura y el monto que ingreso a cuenta del usuario es el qué se coloca cómo monto cobrado, el monto restante sistema lo enviará en automático a compensación (sin opción a editar).
Debido a esa lógica factoraje sólo funciona de manera adecuada cuándo es el cobro total del documento, en un abono parcial no funcionará por este motivo ( ya que el faltante entre cobro y total de la factura automáticamente se va cómo compensación).
¶ Relacionado a aplicación en contabilidad del documento
Los documentos de pago cuentan con una leyenda que los distingue de las facturas comúnes y también se cuenta con un filtro de tipo comprobante para enlistar solo a los documentos de pago en el apartado de contabilidad. Es importante entender que las facturas PPD deben registrar el cobro o el pago mediante la aplicación del docuemento de pago. Es decir se debe evitar hacer el registro de cobro/pago dierecto a la factura.
¶ Aplicaciones automáticas
Sí el usuario factura en sistema al enviar los documentos después de timbrar deben aplicarse en automático (puesto que la emisión en sistema considera el llenado de todos los datos necesarios para crear póliza) a las facturas de ingresos. En el caso de no emitir los documentos desde sistema o con los documentos de egresos la situación es distinta. Por lo que pueden quedar documentos pendientes de aplicar.
En el caso de los documentos de pago de ingresos que no se aplicaron puede deberse a : falta de datos en complemento, errores en los datos que no permiten la aplicación a que ingresen los documentos de pago antes que las facturas por lo qué no es posible la creación de pago. Para reducir estos casos se tiene opcion en automatización y configuración. Se debe activar la selección de registro de documento de pago datos incompletos, esto desde configuración - preregistro de pago, o desde automatización - clasificación de bancos.
Cuándo se cuenta con esta opción activada si las facturas ingresaron después que los documento pagos, sistema hace una búsqueda de aplicación de documentos en varios intentos. En ocasiones aún después de dichos intentos la aplicación no es exitosa y el usuario deberá aplicarlo manualmente.
Lo mismo puede pasar con el caso de los documentos de egresos y por falta de un dato adicional; la asignación de gasto. Sí el proveedor (emisor del documento pago) no cuenta con clasificación de gasto tampoco se puede crear la póliza de egresos. Por lo que es necesario además ir a las facturas a seleccionar gasto.
¶ Aplicación por usuario
Para aplicar un documento de pago pendiente de contabilidad, se debe acceder a él. Una vez dentro se localiza el área de registro del pago, además de la vista a los datos contables necesarios del complemento al deslizar la barra de navegación.
Se debe seleccionar los datos necesario (que dependerán de la forma de pago) del área de pago y dar clic en el botón de *registrar pago*, a continuación sistema creará la póliza, si todo esta correcto.
De contar con algún error en dato, saldo o documento sistema enviará alerta de que no puede aplicar el documento. En todos los casos se indica en dicha alerta que dato es el que no permite aplicación y el UUID de la factura que esta causando el problema.
Dos de los errores más comúnes son: No se encuentra en sistema el documento (factura) al que intenta aplicarse el documento de pago, que el saldo es menor al que intenta aplicar o asignar cuenta de gasto. En el primer caso se hace verificación del UUID, si no esta en sistema o esta cómo estaus ignorado o fuera de periodo no se puede aplicar. En el segundo caso hay que validar el importe de pago del documento y el saldo para dicha factura, usualmente se debe a que la factura ya cuenta con pago registrado directo (se debe eliminar y dejar el saldo por pagar para que pueda aplicar.) o porque el monto de pago es mayor al total o saldo de documento y en este caso es necesario que se emita el documento con datos reales (es decir fue error de emisión). En el tercer caso aplica solo para documentos de pago de egresos y lo que indica es que la o las facturas asociadas en el documento de pago no cuentan con asignación de gasto.
Una vez creada la póliza en el documento, al ir a factura queda el registro del UUID del docuemnto pago que respalda dicho pago. También en las facturas PDD se puede ver a nivel de datos de emisor/receptor la información de documentos de pago encontrados para el documento.
Y para búsqueda de documentos, si se coloca el UUID de la factura en el barra general se enlistan los documentos asociados a la factura.
¶ Consultas sobre opciones de aplicación en sistema
¿Puedo editar los datos del complemento de pago? No, no es posible editar información en un CFDI ya timbrado. Si el emisor cometio error en el documento debe cancelarlo y emitir uno nuevo. Solo se permite modificar la fecha de pago pero con alerta al respecto ya que SAT considerá la fecha explicita en el complemento.
¿Puedo aplicar masivamente los complementos de pago? No, no es posible debes entrar a cada documento para aplicarlo. Para evitar que sean demasidos los pendiente de aplicar la sugerencia es que tengan las opciones de automatización con selección.
¿Puedo registrar el pago de una factura PPD sin el documento de pago? ya que es erroneo y mi proveedor no va a sustituirlo. Sí es posible realizar el registro de pago en PPDs pero debe consider que SAT obliga a la emisión del documento.
¿En sistema se pueden aplicar documentos de pago con diferentes complementos? Sí, no los emitimos pero si deben poder aplicarse. Aunque se han tenido casos con errores de pólizas por este tipo de documentos, si la póliza genera duplicidad o el documento no puede aplicarse se debe verificar con Victor Lopez (se hay alaerta de aplicación) y Oscar Vivo (si hay errores con la póliza)
No utilice documentos de pago ¿que hacer para que no me aparezcan como pendientes? En este caso se pueden ignorar los documeneto, aunque no hay una afectación contable de documentos pago pendientes hay usuarios que prefieren que no les aparezcan como pendientes y en este caso tendrían que ignorar.
¶ Registro contable con documentos de pago con factoraje
En el apartado de emisión con factoraje lo que se indica es que en este caso el complemento de pago cuenta con dos datos para el cobro, el importe que ingresa a bancos (usualmente como importe de cobro en transferencia) y el importe en concepto de compensación que corresponde al importe de la comisión financiera del servicio de intermediario de pago.
Por lo que en este caso el registro aplica a dos pólizas, la primera ingresa a la cuenta bancaria cómo transferencia, mientras que el importe de compensación se registra mediante una cuenta de terceros , que debe darse de alta previamente desde configuración - cuentas bancarias a decisión del usuario puede ser tercero acreedor o deudor.
Esta misma cuenta de terceros será utilizada para aplicar el pago a la factura mensual de comisiones que el intermediario emite. De tal forma que el importe de cobro de la parte de compensación y el registro de importe de pago por comisiones cancelen contablemente el saldo del tercero.