Pólizas descuadradas
Una póliza descuadrada implica que el monto entre cargos y abonos no es igual, al ser las pólizas la base de la contabilidad si éstas no se encuentran cuadradas el resto de la información en sistema tampoco lo hará. Por ello una de las consultas frecuentes son los descuadres en póliza. En este texto se tratará de abordar la mayoría de los casos comunes que generan descuadre para facilitar la revisión y atención de estas consultas.
La forma más sencilla de verificar las pólizas descuadradas en un periodo es ir a declaraciones - impuestos, seleccionar el periodo y dar clic en el botón pólizas. En el área de trabajo se mostrarán las tres barras que segmentan las pólizas por tipo -siempre y cuándo exista al menos una póliza de cada tipo, de lo contrario sólo se mostrará la barra del tipo de pólizas existentes en el periodo- y con la información de en cuál tipo existen descuadradas y la cantidad.
Se tiene la opción de mostrar solo descuadradas, al seleccionar la casilla y dar clic en la barra podrás acceder a la información de éstas. En la mayoría de los casos se mostrará el UUID al que pertenecen. En otros podrás consultar el número de póliza.
Siguiendo esta lógica de clasificación se pueden señalar cuatro tipos de causas que los generan, cada tipo de póliza y los diferentes motivos de ello, en algunos casos se debe corregir registro, en otros casos será el usuario el que deba ajustar la póliza.
- Descuadres generados por errores en registro de pago
La gran mayoría de los casos de descuadres en pólizas de ingresos y pólizas de egresos se generan por ésta razón, y son las qué se deben corregir por registro. Se origina por el monto de la forma de pago y monto de documento o la suma de los documentos no corresponden, y en este caso será la contra cuenta de clientes o proveedores la que suele tener mayor importe. Y suele suceder por descuido de verificación de montos antes de crear la primera póliza. Este descuadre es fácil de validar en la vista de la póliza dentro de (o alguno de los) documento (s), ya que se indica si aún hay saldo para aplicación.
En este caso no se sugiere cuadrarlas desde declaraciones, porque el saldo queda en el registro de la referencia (lógica de arrastre de saldo). En las pólizas de egresos se tiene la opción de reintegrar saldo a caja , siendo un forma de evitar que descuadres en los casos que la salida de bancos o caja no corresponden a el total de la factura (o facturas) , pero en las pólizas de ingresos no se tiene dicha lógica(esto bajo el supuesto de que un ingreso debería contar con afectación a clientes).
- Descuadres generados por estructura en XML (diario provisión)
La mayoría de los descuadres en pólizas de provisión de ingreso o egresos tiene que ver con los datos del XML, principalmente por las diferencias entre valores unitarios de conceptos, base de impuestos y subtotales. Estos casos son menos frecuentes en las versiones 3.3 y 4.0 de CFDI porque las validaciones de emisión son mayores, sigue habiendo algunos casos en los que hay diferencias, sin embargo eran más comunes en la versión 3.2 de CFDI. Los descuadres más comunes son por redondeos generando descuadres por centavos, para este tipo de documentos se cuenta con la función de ajuste masivo de póliza, por cuestiones de que el redondeo aplicaría solo en centavos el descuadre no puede ser mayor a 0.99. Por tanto solo las pólizas de diario dónde el ajuste es igual o menor a la cantidad de 0.99 aplican para ajustarse de forma masiva y solo en caso de qué se complan las dos condiciones (son tipo diario y el descuadre es menos a 0.99) qué se pueden utilizar esta función, el resto de descuadres debe realizarlos el usuario.
El ajuste masivo siempre se cuadra en cuentas de resultados, es decir ventas o ingresos para facturas tipo diario ingreso y gasto para facturas tipo diario egresos. Para los casos de diario que superan el descuadre por centavos se debe verificar el XML de al menos una factura que se indique como descuadrada. Solicita el UUID para verificación ya qué es el dato qué facilita la búsqueda en contabilidad.
Y lo que se debería verificar es que las sumas de valores unitarios, concuerde con el subtotal del XML y con base de impuestos. Esto lo puedes realizar desde la vista interna del documento, cómo en el siguiente ejemplo:
El subtotal de la factura es $425.74 y corresponde a la suma de los valores de los 5 conceptos, sin embargo si el importe se le reduce los $11.63 del descuento y se le suma los $66.29 el resultado es $480.60, mientras que el documento muestra un total de $490.60. Por ello se genera el descuadre en la póliza de provisión, el sistema toma el total como el importe de provisión de proveedor por que así viene registrado en el XML. La diferencia es desde la emisión, por tanto se considera error del XML.
Otro factor en el caso de descuadre en provisión de ingresos dónde no se abona a las cuentas de ventas, ingresos. Es decir solo se crea la provisión en el cargo a clientes e IVA, usualmente se deba a que no se ha asignado el régimen fiscal en configuración. Se solicita al usuario realizar la asignación de régimen y una vez guardado las pólizas se cuadran en automático.
- Descuadres generados por compensación de notas de crédito
Cuándo las pólizas de compensación son las que se encuentran con descuadre se pueden dividir en las siguientes causas: aplicación incompleta de la póliza, gasto no reclasificado, importes con conceptos mixto en tasa de IVA ya sé en la factura o entre la factura y la nota, errores en el XML, doble descuento (la nota cuenta con descuento es más típico antes de la versión 3.3), en caso de contar con IEPS o retenciones. Revisa el enlace de notas de crédito para más información para corregir en caso de aplicaciones o reclasificación. Cuándo el descuadre es por diferencias en impuestos el usuario deberá ajustar la póliza.
- Descuadres generados por depreciaciones (diario)
En el caso de registro de activos a depreciar, al generar el llenado de depreciación cuándo son de transporte el sistema permite modificar el monto de deducción, en el resto de activos siempre toma el MOI (monto original de inversión), suele haber casos dónde se registra de forma errónea (usualmente por teclear un dígito extra) por tal al genera la póliza de depreciación en el mes siguiente está se genera con descuadre. En este caso no se muestra como póliza descuadrada ni da opción a cuadrar, usualmente el usuario lo reporta como balanza descuadrada no se cuenta con datos de la factura a la que pertenece el activo, pero si con el importe de la depreciación mensual con lo que se puede localizar. No se permite ajustar debido a qué la corrección de estos casos debe ser en el registro de los datos de depreciación. Por lo que el usuario debe ir al apartado de activos y modificar el monto de deducción para corregir la póliza.
- Descuadres provisión nómina (diario)
En el caso de recibo de nómina los descuadres en provisión puede darse por que no hay coincidencia en la suma de los montos de percepciones y deducciones, o por el tipo de datos. Al igual que en las facturas se debe verificar el XML, en este caso siendo el complemento el que nos aporta la información.
Cuándo las claves de percepciones tienen tanto percepciones de sueldos como de asimilados se considera mala práctica, en sistema no se afecta correctamente la provisión para este tipo de documentos.
Si hay doble complemento puede haber error de ajuste doble en ajuste masivo (se duplica la cantidad de ajuste, por lo que hay que realizar el ajuste por la mitad del monto), si cuenta con compensación de impuesto, como ISR el usuario debe hacer el ajuste (en la mayoría de los casos para negativizar el abono de ISR por pagar).
Ajustes de pólizas y querys de verificación de ajuste
Hasta ahora se indicó que es posible ajustar los descuadres de pólizas y que esta opción está activa en declaraciones - pólizas, que en ciertos caso no es recomendable hacer ajustes sino modificar el registro que generó el descuadre. Así cómo que sólo en las pólizas descuadradas de depreciación no se da la opción de ajustar. El proceso de ajustar es qué una vez que se da clic en ajustar póliza se activa vista para seleccionar cuenta de ajuste y la opción de registro como un cargo o abono. El sistema precargará cargo o abono según descuadre y tipo de póliza, pero el usuario siempre puede modificar la posición del monto y se aceptan importes en negativo.
Después de haber agregado un ajuste y siempre que el periodo se encuentre abierto en declaraciones aparecerá el botón eliminar ajustes en una póliza ajustada. Una vez que se cierra el periodo la leyenda desaparece, no obstante se puede identificar por el número de query si fue ajustada.
Por registro cada movimiento en sistema y afectación a cuenta contable se tiene un query, esto nos ayuda en momentos de revisión para validar que una póliza fue o no ajustada por un usuario. Esto debe ser verificado en caso de ajustes que afecten abono de clientes ya que en los cálculos de ISR por flujo de efectivo va a afectar el importe de los ingresos. A continuación se comparten los número de queries más comunes en ajustes de póliza.
