Notas de crédito
Sí ya has revisado los artículos sobre comentarios generales de facturación y almacenamiento de XML a este punto la información sobre notas de crédito que debes conocer es que son comprobantes tipo egresos (E) y qué en sistema se organizan en la bandeja opuesta de emisión. Contablemente las notas de crédito se compensan, es decir se aplican a una factura para reducir o saldar el total. Estos documentos no generan póliza de provisión y la compensación afecta descuentos en balanza y cálculos. Este artículo se enfoca en la aplicación contable de este documento, no sé se expondrán los casos de emisión.
- Compensación, aplicación y selección de documentos
Existen dos lógicas para mostrar compensación documentos a compensar en una nota de crédito. La más común es mostrar él o los documentos relacionados en el XML, y le llamaremos la lógica de relación. Anterior a que esta información apareciera en el XML (versión 3.3 de facturación) la lógica es mostrar cualquier factura del emisor de la nota (RFC) que cuenta con un saldo igual o mayor al total de la nota de crédito, la llamaremos lógica previa a relación. Cuándo la alerta es que no existen XML disponibles para compensar es que no cumple los criterios de ninguna de ambas lógicas.
Ya sea porque no hay facturas del proveedor en egresos o ninguna cuenta con el saldo suficiente para ser aplicadas (incluso por un centavo de variación no estaría apareciendo). Sí la nota de crédito cuenta con documento (s) relacionados pero en sistema estos documentos ya fueron saldados, se muestran las facturas que puede utilizar bajo las reglas de la lógica previa a relación.
Se puede aplicar una nota de crédito a varias facturas siempre y cuándo estén relacionadas en el XML de dicha nota (lógica de relación); al seleccionar compensación se enlistan los documentos a elegir y el importe de compensación. Sí la nota de crédito no cuenta con relación de XML se activa la lógica previa a relación dónde no se puede aplicar una nota de crédito a varias facturas, lo que el usuario puede realizar en caso de desear aplicar la compensación a diversas facturas es utilizar caja para cobrar o pagar la nota de crédito, y posteriormente con ese efectivo cobrar/pagar las facturas.
No se sugiere abonar una nota de crédito, aunque al aplicar a varias facturas puede entenderse cómo abono, la realidad es que la nota debería quedar saldada entre varios documentos. Una nota de crédito con saldo puede generar pólizas descuadradas y errores para cálculo de ingresos o egresos en ISR por flujo de efectivo.
Póliza de compensación, posibles errores y descuadres
En las nota de crédito de clientes suele ser menor la posibilidad de error, ya que estas no necesitan asignación de gasto. Son más comunes los errores o descuadres en las notas de crédito de proveedor.
- Póliza compensación proveedores
Una de las causas comunes en notas de proveedores por la que no se crea la póliza al aplicar la nota a la factura o facturas, es que no se cuenta con gasto asignado, sucede con un proveedor nuevo al que no se le ha asignado gasto, en este caso el sistema marcará la alerta.
Aunque es posible asignar gasto en la nota de crédito, se sugiere que lo haga en la factura y generé la póliza desde la factura porque lo ideal es que asignación de gasto se determine por la factura (ya que cuenta con más información de los conceptos que la nota de crédito). Sí se selecciona un gasto en la nota y otra cuenta en la factura, el gasto qué quedará en la póliza de compensación es el que se asignó a la factura.
- Verificación de creación de póliza en factura
La póliza de compensación a diferencia de la creación de las pólizas habituales en documentos necesita de un paso adicional, y es crear la póliza desde la factura (sí los proveedores estan clasificados sistema lo hará en automático). Al crear la póliza en la nota de crédito es un pre paso, se debe acceder a la factura y verificar si cuenta o no con la póliza creada. Se debe tomar el UUID de la póliza generada en la nota de crédito para localizarla de forma más sencilla.
Si no se hace la verificación o la creación de póliza en factura habrá descuadre porque aplica descuento pero no afecta el cargo.
En la siguiente imágen se muestra el caso de una póliza de compensación dónde no se ha ingresado a factura para creación de póliza.
- Impuestos en nota de crédito y posibles descuadres (IEPS, IVA)
Sobre el IVA en la póliza de compensación se realiza la afectación sin problema cuando la factura y la nota de crédito cuentan con mismo traslado de IVA (ambos documentos son tasa 0, 16 u 8) pero en el caso de que la factura cuenta con actividades mixtas el importe del impuesto puede dar problemas para cuadrar póliza o puede estar la póliza cuadrada pero afectando de forma errónea otros valores en sistema. En el siguiente ejemplo se tiene una factura que es tasa cero IVA, y se le aplicó una nota de crédito que cuenta con IVA al 16 trasladado. La póliza ajusta el IVA acreditable aún cuando la factura no cuente con él.
En el caso de que se tenga descuadre y es una nota de crédito con IEPS o retenciones se debe hacer verificación de los XML y de las configuración, algunos casos si se crea la póliza compensación correctamente y en otros no. Cuándo el usuario tiene IEPS acreditables (VABA601130PW7 usuario con nc IEPS y qué está configurado cómo acreditables si necesita referencia) lo hace correctamente, pero cuando no acredita y es gasto la póliza queda con descuadre y el usuario deberá hacer el ajuste necesario para que sean sumas iguales. En la mayoría de los casos el IEPS no es acreditable por lo que este es un descuadre constante.
- Descuadre por gasto, reclasificación
La clasificación de gasto y la reclasificación gasto son diferentes para creación de póliza, con la reclasificación es con la qué se tiene menos error al momento de compensar notas de crédito. Por lo que siempre será recomendable verificar sí al reclasificar la factura la pólizas de compensación se realiza correctamente, en los casos en que no hay afectación o es doble afectación al gasto. Un ejemplo de lo anterior es una factura con más de un tipo de gasto y la aplicación de una nota de crédito en factura compensada si hay más de un tipo de gasto asignado al documento se duplica el cargo para realizar ajuste de la cuenta 601.84.
En el caso de aplicación de notas de crédito a facturas que se seleccionaron como activo fijo, el usuario debe ajustar la póliza para reducir el activo y no afectar descuentos. Sistema no hace la aplicación correcta, sólo en el caso de descuentos en la factura se reduce el activo, en las notas de crédito es necesario que el usuario realice los ajustes para afectar correctamente las cuentas a disminuir.