Nómina comentarios generales
No todos nuestros usuarios utilizan nómina pero todo plan contable la incluye. Por tal es importante incluso para comercialización tener un visión global del módulo. Este módulo fue desarrollado por programador externo y actualmente Sebastián Aponte es quién da seguimiento técnico del módulo.
El módulo ofrece el cálculo y timbrado ilimitado de los recibos de nómina. La sección de prenómina es de entre las opciones del módulo la de mayor recurrencia, ya qué es en este apartado dónde se realiza el cálculo y timbrado de los periodos de pago. Se debe realizar el registro al menos de un empleado para utilizar las funciones de prenómina, si no hay empleados no se puede hacer uso de cálculos. Los periodos con los que se cuenta para cálculo son: semanal, decenal, catorcenal, quincenal y mensual.
- Empleados.
Desde esta apartado es dónde se registran los empleados, puede ser mediante plantilla de carga para empleados (funciona correctamente siempre que no se edite el formato y que se respeten las celdas de selección). Y quedá el listado de registro, los datos que se coloquen en los formularios de empleados son los que activan la selección en prenómina (periodo, sucursal, registro patronal).
Los datos básicos (personales) y de ubicación son los que se utilizan para generar el CFDI del recibo por lo qué deben coincidir con la constancia para evitar errores de cálculo. Desde este apartado además se realiza el incremento de salario y la asignación de zona salarial.
- Prenómina
Una vez que ya se tiene empleados registrados, desde los datos de selección en prenómina al aplicar fecha del periodo se accede al listado de empleados activos. Se tienen dos secciones para utilizar el apartado, botones que activan menús desplegables en la esquina superior derecha (excepto para envío masivo) y tres botones inferiores ( los primeros dos modifican el área de trabajo y el tercero es para generar el cálculo de todo el listado).
Percepciones y deducciones genera la vista integral del cálculo con los importes segmentados en cuatro tipos. Al dar clic en el botón incidencias se muestra la vista del calendario para registrar las incidencias por día.
La tercera vista de acción y la que nos aporta más datos es el cálculo sobrerecibo, desde este apartado se pueden registrar movimientos recurrentes para que sistema los considere en próximos cálculos. Se registran una sola vez hasta agotarse en los que tiene fecha final o se aplican por tiempo indeterminado. Está vista se activa al dar clic sobre el nombre en el listado.
Desde las opciones de la esquina superior derecha se pueden obtener los formatos de lista de raya, recibos y cartas finiquitos.
- Prenómina extraordinaria
Este apartado es para crear recibos de pago que no son salarios habituales, para SAT esto son periodos extraordinarios. En sistema se utilizan para las tres prestaciones anuales: aguinaldo, vacaciones y PTU. Aunque también se puede realizar el cálculo de estos pagos en un periodo de prenómina en la mayoría de los casos siempre será recomendable realizarlo en la opción extraordinaria. Al igual que en la prenómina se deben seleccionar los datos para que se muestre el listado de empleados. Este apartado al ser no habitual no cuenta con registro de incidencias o una vista del cálculo sobrerecibo.
- Simulador de nómina
Ésta herramienta funciona cómo una calculadora de IMSS, es decir muestra el importe de pago de las obligaciones patronales y retención del empleado desglosada por concepto. Es necesario contar con los datos del salario base (salario diario integrado) y prima de riesgo para generar el cálculo.
- Reportes
En este apartado se encuentran la información concentrada por mes, bimestre y ayuda a tener los datos para presentar determinación de pagos IMSS y otros tipos de obligaciones o para verificación de cálculos. La mayoría de los reportes son descargables a excel (XLS), otros se muestran como PDF.
- Contratos
Desde este apartado se cuenta con un formato precargado en archivo .doc del contrato para firmar, el formato es editable y está generado conforme a las estipulaciones generales legales. Se da la opción de cargar el archivo después de la firma, es decir ser almacenado en sistema.
Factores de cálculo y consultas comunes
El registro de incidencias, incapacidades y de INFONAVIT en cálculo no cuenta con un formato exportable para IDSE o SUA, solo tiene finalidades de cálculo; no declaratorias. Por esto mismo las altas y bajas que se registran en sistema no se registran en automático a IDSE.
El cálculo que se genera en el sistema para sueldos y salarios está creado para obligaciones patronales IMSS (no ISSSTE) . Se considera cómo automático el factor de integración mínimo para calcular el salario diario integrado (25% de prima vacacional, 15 días de aguinaldo), para los casos con otros factores es necesario que se seleccione el SDI personalizado y se actualice cada aniversario del empleado (al ser personalizado no lo hará sistema). De momento no hay registro de jornada reducida, no se realiza cálculo de ajuste anual de forma automática, sólo el ajuste mensual.
Los valores de salario mínimo, UMA, UMI se actualizan cada año para fines de cálculo, pero en los empleados que perciben el mínimo cómo diario el usuario debe generar el aumento de salario (sistema no lo realiza en automático). Las prenómina funcionan con los montos al año de cálculo, es decir los valores vigentes para cada año del periodo de pago y no del año en curso de realizar el trabajo.
La determinación de ISR se genera conforme a las tablas en LISR para cada periodo, en el caso el periodo catorcenal se utiliza la tabla diaria por los 14 días del periodo. El subsidio a partir de Mayo 2024 funciona con las condiciones del decreto presidencial. El factor mensual de días (30.4166) se utiliza para INFONAVIT y otros casos, pero no para el pago de un periodo mensual, solo se puede timbrar con número de días enteros, es decir no se debe colocar el dato de 30.4166 para días trabajados.
No se cuenta con cálculo inverso, es decir que del neto del pago se desglose el importe bruto de pago. Se cuenta con solo una opción de dispersión de pago en TXT, pero se diseñó con el formato de un banco puede no ser útil para todos.