¶ Pólizas comentarios generales
Al igual que en la contabilidad en general en sistema los tipos de póliza se dividen en diario, ingreso y egreso. Justo cómo los segmentos que se tienen la organización del módulo de contabilidad. Los datos de las pólizas en sistema cuentan con dos regulaciones; la primera es cumplir con los requisitos del anexo 24 del SAT , y la segunda es el registro interno que ayuda a las lógicas de programación, y este es el qué puede ser desconocido para el usuario común pero no para el agente de soporte. Por esto la siguiente información expondrá lo referente a datos internos dentro de la póliza.
De forma general una póliza debe contar con cargo y abono y afectación a cuenta contable de catálogo, en sistema además se les agrega un formato de idenfitifación mediante nomenclatura. Esto ayuda al sistema a organizar las consultas y hacer los cálculos. Y esto esta dentro dentro del número de póliza el cuál aparece en la mayoría de los reportes y auxiliares de balanza además de a vista en documento de póliza o desde declaraciones.
- Nomenclatura, prefijos por tipo de póliza.
Lo primero es entender los prefijos en el número de póliza: el 3- indica diario, el 1- indica ingreso y el 0- indica egreso. Cuando se tiene una póliza manual al prefijo del número se le añade un M que indica que es una póliza manual.
Además de la nomenclatura con prefijos, cada afectación de póliza en XML muestra un número, este corresponde al número de query que sistema utiliza para correr las funciones necesarias, si se tiene dudas con algún registro dentro de la póliza utiliza el número de query para verificarlo con programación. Algunos usuarios administradores tiene acceso a ver query desde la herramienta de desarollo.
En el caso de pólizas de depreciación automáticas se localizan con el prefijo 3, pues son diario y cuentan con las iniciales dep de depreciación.
- Pólizas manuales.
Estas pólizas son creadas por el usuario desde contabilidad, y debe seleccionar la naturaleza antes de crearla; es decir ir a la sección de ingresos, egresos o diario. Las pólizas de ingresos manuales tienes que afectar en cargo a cuenta de activo circulante (caja/bancos) para que puedas guardarla. Por su parte las pólizas de egresos manuales deben afectar la cuenta de activo circulante (caja/bancos) para que pueda ser guardada. Las pólizas manuales de diario no tiene condición especifica de afectación a cuenta, es la opción que permite casi cualquier afectación mientras las sumas de cargos y abonos sea la misma.
- Numeración de pólizas.
En cuanto a la asignación de número para las pólizas de ingreso y egreso, incluyendo las manuales estás van númerandose conforme el registro del usuario o de la automatización para que sean creadas, es decir la primer póliza que se crea cómo ingreso o egreso tendrá el la asignación 1- 01 y de forma subsecuente se les irá asignando número a las siguientes pólizas, incluyendo las manuales. Es decir no hay una numeración solo para el tipo (ingreso, egreso o manual), si no que se sigue la secuencia de creación . En el caso de las pólizas de provisión de diario no funciona de esta forma, el número es asignado por el sistema y es resultado de la creación histórica entre todos los usuarios y documentos que se han provisionado, por lo que es un número que no tendrá correspondencia con el trabajo del usuario. Sí se elimina una póliza ese número de póliza se pierde, es decir no es recuperable, simplemente se pierde en el consecutivo.